Como trabalhar de qualquer lugar com Asana

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Asana é uma ferramenta para gerenciamento de projetos. Com ela você pode gerenciar a sua equipe, utilizar de metodologias ágeis e centralizar informações. No artigo de hoje irei te mostrar como trabalhar de qualquer lugar com Asana. Vamos lá?

 

Opções de plano da ferramenta Asana

 

A ferramenta possui 4 opções de planos para se enquadrar em todos os bolsos. São eles o básico, Premium, Business e Enterprise. 

 

No plano básico tem recursos suficientes para iniciar. É possível cadastrar 15 acessos para a sua equipe. Ademais, consegue visualizar todas as tarefas nos formatos de lista, quadro e calendário. 

 

As tarefas são iguais para todos os planos. A diferença é que no plano básico você não consegue personalizar. 

 

Contudo, no início, o importante é criar o hábito de inserir os projetos, as tarefas com prazo,  indicar o responsável e fazer com que a equipe sempre utilize e se comunique pela ferramenta. Além disso, mesmo na versão gratuita, você consegue fazer integrações. 

 

Para sua equipe conseguir trabalhar de qualquer lugar com Asana, você precisa centralizar a informação e ter processos bem definidos. E acessível de qualquer computador. Cloud e software de projetos são fundamentais. 

 

Como definir a equipe no Asana

 

Equipe é um grupo de pessoas que trabalham em um projeto. Para começar, você deve ir no menu lateral esquerdo, em equipe, + adicionar equipe. 



Em seguida, coloque o nome da equipe, setor… e os email dos membros. 



No menu superior, você pode convidar outras pessoas, e adicionar nas equipes já existente. Então, não se preocupe se esqueceu de alguém no primeiro momento. 

 

 

A tela a seguir é como será a visualização da equipe para você. Na esquerda, os membros, e à direita os projetos da equipe. 



Para auxiliar na comunicação, independente de um projeto específico da equipe, existe a opção de conversa. 

Como trabalhar de qualquer lugar com Asana ao criar o projeto

 

Com a equipe montada, o próximo passo é criar o projeto. Você pode adicioná-lo utilizando um modelo, planilha ou um projeto em branco.

 

Agora vou falar sobre o modelo em branco e escolha por modelo. Você pode utilizá-la  para monitorar grandes metas, fluxos de trabalho de rotina. Assim como processos complexos e gerenciá-los por entrega e prazos e até mesmo, para organizar as suas ideias. 



Ao criar o projeto você pode já organizá-lo baseando em algum metodologia, como Scrum, Sprint, dentre outras. 

 

Defina um nome, a equipe, a visualização de preferência e privacidade. Como você pode observar na tela a seguir, o plano básico permite que você utilize  a tradicional lista de check, quadro, que lembra muito o quadro do Trello e calendário. 

Ademais, mesmo que você escolha uma das opções, as outras estarão em abas ao lado, caso você prefira uma outra forma de visualizar suas tarefas. Cada usuário da ferramenta pode visualizar as tarefas como quiser. 

 

Além disso, ressaltamos que você pode participar de vários projetos ao mesmo tempo utilizando a ferramenta, o que facilita trabalhar de qualquer lugar com Asana.

 

Dentro do projeto você pode criar seções, como por exemplo: to do, doing, done. Ou separar por dias da semana, ideias, aprovadas, fazendo, testando e pronto. O que você preferir! 

 

Em lista o projeto ficará assim:

 

Em quadro, as mesmas informações ficam dispostas da seguinte maneira:



Para adicionar campos personalizados, visualizar no formato de cronograma e criar formulários é necessário fazer um update na ferramenta. 

 

Contudo, conforme mencionamos, você pode começar pelo plano básico sem problema algum. Não espere a hora certa, cresça conforme suas demandas, ou seu projeto nunca iniciará. 

 

Modelos de projeto no Asana

Para facilitar a criação de projetos, o Asana possui duas opções: a primeira é utilizar o projeto criado pelo próprio asana.

 

Ou, se você já possui o plano Premium, a segunda opção é criar seus próprios modelos. Sendo assim, você pode usar modelos para briefing, reuniões e até padronizar os projetos dentro da empresa. 

 

Link para texto sobre projetos dentro da empresa. 

 

Compartilhando informações entre a equipe 

Como sempre descrevo nos textos, comunicação é tudo! E com Asana a comunicação é muito simples e fica centralizada.

Para os amantes do email, ressalto que toda a comunicação pode ser feita por meio dele. Você recebe e envia pelo seu email e a ferramenta coloca no lugar certo dentro do Asana. Bem prático, não é mesmo?

 

Contudo,preciso destacar que quando você precisar procurar informações, o email deixa bastante a desejar. Com Asana, em poucos cliques você localiza toda a comunicação da equipe, do item ou do projeto

 

Como criar tarefas

 

Cada item que você cria no seu projeto e define um responsável irá aparecer no campo “minhas tarefas”. 

 

Você pode personalizar a sua organização nessa tela, como o que está fazendo hoje, amanhã ou pendente.

 

Nas tarefas você pode conversar com as pessoas, criar subtarefas, anexar arquivos, dentre outras funcionalidades. 

 

Por exemplo, aqui na Implementti, tenho a tarefa de escrever esse texto. Ao finalizar, eu anexo o documento do Google, marco a Duda (a pessoa que faz a edição dos textos e otimização de SEO) nas observações ou a atribuo como responsável para realizar a edição. 

 

Como usamos um documento do google, as revisões dela aparecem já no documento, não são criados várias versões diferentes. Em seguida, eu aprovo as alterações e ela passa a tarefa para o Wesley, responsável pela publicação no blog. 

 

Assim, todo o histórico fica registrado. E realizamos todo o projeto intitulado “Calendário Editorial” apenas com as funcionalidades do Plano Básico. Ou seja, você consegue fazer o gerenciamento da sua equipe com o plano básico, sem precisar do investimento no primeiro momento. 

 

Ainda ficou com alguma dúvida? Deixe-a nos comentários!